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会社設立時の議事録

会社設立時とその後の議事録について

会社設立をするためには登記申請を行わなければなりませんが、このときには議事録を添付することが必要となります。株式会社設立のときには、発起人会や創立総会を行い、その議事録を添付することが必要となります。この主な目的は記録することにあります。

経営を行って安定していけば、利害関係がトラブルになることは少ないのですが、最初のうちはそうではありません。関係者との愛だけトラブルにならないように、事実関係を記録しておくことが一つの目的とされるのです。もちろんですが、何も記録がなくてもトラブルにならないこともありますが、トラブルになったときのことを考えれば、何を決めたのかということを記録しておくメリットは大きいと言えるでしょう。

会社設立をするときには、登記をしなければならないと言うことから作成は必須となりますが、設立後も重要な事を決めた場合には必ず作成しなければなりません。例えば、株主総会を開催した場合や、取締役会を開催したりした場合には作成しなければならないのです。もしも作成していなかった場合には色々と面倒なことになる可能性があります。例えば、税務調査の際には必ず確認されますから、作成されていることが必要なのです。

大規模な会社になれば株主総会は毎年開催されますから、毎年作成しなければならないと言えるでしょう。小規模の会社の場合にはそれほど頻繁に作成しなければならないわけではありません。ただ、何か大きな変更があったときにはやはり作成しなければなりません。例えば、役員報酬を変更したいと言うときには作成しなければならないのです。このケースは比較的多いでしょう。

作成した後にはどれくらい保存しなければならないのかが問題となります。書類として保存しなければならないのですから、あまりにも長いと、それだけでも不便なことになります。株主総会を開催した場合には、本店では10年間の保存が求められます。支店の場合には、その写しを5年間保存しなければならないとされています。もしもこれをしなかった場合にはどうなるのかというと、代表取締役に過料が命じられることになります。その金額は100万円と言うことですから、金額的には大きなものとなります。

では、10年を過ぎれば破棄しても良いのかというと、法律上はそのようにはなっているのですが、会社設立後にトラブルが起こったときに、これが記録として用いられますから、重要なものは残しておくべきでしょう。例えば、訴訟となった時にはその資料として用いられる事になるのです。”

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